המדריך המלא לפוקוס בעבודה - איך להיות פרודקטיבי

09 אוק׳ 2020 | 9 דק' קריאה

הסח דעת. קרדיט: Karl Groendalהסח דעת. קרדיט: Karl Groendal

התחלתם יום שגרתי במשרד, יש לכם את המשימות הרגילות שלכם, קולגה עובר לידכם ומברכת בוקר טוב, זה ממשיך לסמול טוק של 10 דקות, אתם ממשיכים לעבוד עוד כמה דקות והופ נכנסה הודעות ווטסאפ שאתם חייבים לקרוא במיידי, כי FOMO לא?. כנראה שבעקבות הקורונה אתם עלולים לחשוב שזה לא הגיוני או לא רלוונטי כרגע, אבל זה בדיוק אותו דבר ואף יותר גרוע בכמה רמות כשמדובר בעבודה מרחוק.

אז איפה היינו.. אה, קראנו את ההודעה, הגבנו, ואחרי זה שמנו את הטלפון על שקט כי כמעט לא עבדנו מאז שהגענו למשרד. ואחרי כמה דקות פתאום הגוף זועק לנו שרמת הקפאין נמוכה וחייב לסור למטבח למכונת קפה ולטפל בסיטואציה בזהירות ובנחישות. אז אנחנו אומרים לעצמנו שנעשה את זה ממש זריז, כי הפעם ממש הגזמנו, ואפילו בחזור, נעבור בשירותים כדי לוודא שלא נצטרך לקום בזמן הקרוב שוב. חזרנו לעוד חצי שעה של פוקוס לפני ארוחת הצהריים, וזהו, שום דבר לא מסיח אותי יותר, אבל רגע, בדיוק נכנס מייל מהבוס, חייב לתת 5 דקות תשומת לב ונמשיך אחרי זה.

מקווה שעד השלב הזה, אתם כבר מבינים לאן זה הולך. הרבה אנשים קוראים לזה שגרה, ומתווסף לזה בעיקר הביטוי הידוע “אין לי זמן”

“אין לי זמן”

חבר טוב אמר לי פעם, אחרי שדיברנו על נושא מסויים והגענו לשלב של לקבוע משהו, אמרתי לו שאין לי זמן, והוא ענה “זמן לנשום יש לך? אם יש לך זמן לנשום, יש לך זמן להכל”. עכשיו שאלה אליכם, מה היה קורה לכם, אם עד הרגע הזה בחייכם, הייתם מחליפים את המילה זמן בכסף? הו.. פתאום יש פה תפנית, אני כבר לא אעביר סמול טוקים עם כל קולגה שאנחנו נפגשים במסדרון, ההודעת ווטסאפ יכולה לחכות, כי יש מצב שזה סופר לא חשוב, ובטח לא שווה את הכסף שלי עכשיו לעצור ולקרוא אותה, וגם הבוס יוכל להמתין עוד חצי שעה כשאתפנה ואטפל בזה.

זמן זה המשאב ה-כ-י יקר שיש לנו, למה אנחנו פשוט מבזבזים אותו על שטויות? לא ראיתי עדיין אנשים מסתובבים ברחובות ומפזרים כסף, על אחת כמה וכמה ברוח התקופה הנוכחית. אז למה כשמדובר בזמן, אנחנו פתאום פילנתרופים? מקסים לראות את זה מהצד, אבל וואלה, לא חבל?

מה גורם לנו להיסח דעת?

לפני שניגע בפתרונות או בדרים שבאמת יעזרו לכם לנהל את הזמן שלכם בצורה המיטבית, חשוב להבין שיש בעיה, ולא פחות חשוב מזה - להכיר בה, שהיא שם.
אז התשובה לשאלה הזו היא יחסית פשוטה, המציאות. המציאות שאנחנו חיים בה, שינתה את כל מה שהכרנו, אפשר לראות את זה על הדור של הצעירים פשוט על ידי צפייה מהצד, הם סופגים את כל השינויים שקרו בשנים האחרונות.

אם נחזור שניה אל יום העבודה הרגיל והשגרתי שלנו, תקחו את היום האחרון שעבדתם לדוגמה, תעצמו עיניים ותנסו רגע לשחזר מה היה באותו היום, להבין אילו נקודות חיכוך היו עם מפרעים כאלה ואחרים, בין אם זה טלפון, מייל שנכנס, קולגה, ארוע שקרה מחוץ למשרד, מחשבה שפתאום הטרידה אתכם וגנבה את כל הפוקוס וכו’.

למה אנחנו מתקשים לנהל את הזמן שלנו? התשובה פשוטה: כי מעולם לא למדנו את זה, אני לא זוכר שהייתה לי מגמת זמן בתיכון, או שיעורי זמן ביסודי. את אותה שאלה ניתן לשאול על ניהול כספים :)

בואו נדבר רגע על הסמרטפון, מעבר להיותו כלי עבודה, כלי ניהול מדהים, ועוד שבחים רבים, יש לו גם מינוסים. עם התפתחות הטכנולוגיה, הרשתות החברתיות צמחו יחד איתה, ובסרט כמו the social dilemma ניתן לראות את ההשפעה הפשוט בלתי נתפסת, שיש לרשתות החברתיות על המוח שלנו, על הדרך שבה אנו חיים, וכמה זמן נבלה בהן. אם יוצא לכם במהלך היום לפתוח שניה את אינסטרגם כדי להתרענן ולנקות את הראש, ואז פתאום מתעוררים אחרי שגיליתם שעברו כמעט עשר דקות שלא בשליטתכם, זו אחת הסיבות.

איך להיות פרודקטיבי בעבודה

הפוסט מדבר על פרודקטיביות בעבודה, בעיקר בגלל שזאת הייתה המשימה האישית שלי. הרשתי שאני מתפזר לכל עבר, רמת “הרעש” היתה עצומה, ולכן, אחרי שהבנתי שיש חוסר שליטה על הסדר יום שלי, המשימות שלי, והזמן שלי, הגיע הזמן לעשות סדר. חלק מהדברים שאדבר עליהם ניתן ליישם גם בחיים האישיים, חלקם אני עושה בעצמי מכורך ההרגל

פוקוס. קרדיט: @mockupgraphicsפוקוס. קרדיט: @mockupgraphics

התמונה הזו לא נבחרה סתם. בהשוואה לתמונה הראשית של הפוסט, שיש בה בעיקר “רעש” וחוסר סדר, כשמגיעים לתמונה הזו, לפחות אצלי, זה טיפה מרגיע, ברור מאוד, ואלגנטי. אם אני אשאל אתכם שאלה פשוטה אחת, שהיא - תנו לי מילה אחת, רק אחת, שכתובה על אחד הסטיקרים מהתמונה של הלוגו (כמובן בלי לגלול למעלה!) אני אהיה מעוד מופתע אם תוכלו להעלות אחת מהזכרון. לעומת זאת, אם אשאל מה יש בתמונה התחתונה, אני די בטוח שתדעו לענות את הדבר הבא - יש כוס אספרסו, שצולמה מלמעלה, בקפה יש ארומה עם קרחת באמצע בצורת קשיו, ויש צל עדין בתחתית התמונה. תצטרכו להאמין לי, שכל מה שתיארתי זה נטו מהזכרון.

יש המון דברים ואפשרויות לייצור סדר וארגון בשגרה ובמשימות שלכם, אני אמנה כל מה שרק אוכל מהנסיון שלי, ואתן את הטון שלי גם על כאלה שפחות עבדו לי

סדר במשימות

לא משנה באיזה מקצוע אתם, הדבר המשותף לכולם, הוא שיש לנו משימות לעשות. חלקן תקופתיות, חלקן קבועות, חלקן משתנות. אבל הן תמיד קיימות, וחשבות לעשות בהן סדר

משימות לטווח ארוך

תמיד חשוב שתדעו לסדר את המשימות שיש לכם לטווח הארוך. בעולם הפיתוח יש “ספרינט” - מגדירים חלון זמן, לצורך העניין שבועיים, שבהם יש משימות מוגדרות מראש, והן עיקר התעסוקה שלי בשבועיים האלה, והמטרה היא שלא תהיה סטייה מהמשימות האלה.

משימות לטווח קצר

כשאני יודע מה צריך לקרות בשבועיים הקרובים, אני יכול לתכנן את דרך הפעולה שלי. זה פרט מאוד מאוד חשוב. אם אני יודע שיש משימה יחסית גדולה, והשאר קטנות, אני כנראה בהכרח ירצה להתחיל ממנה, כדי שהמעמסה תרד, ואוכל להספיק כמה שיותר משימות קטנות בחלון הזמן הזה.

משימות יומיות

מה אתם עושים היום? אם אתם לא יודעים לענות על זה ישר מהשרוול, אז יש פה בעיה. לפני כל יום, או בתחילת כל יום, תדאגו להכין רשימה של 3 משימות שאתם חייבים לעמוד בהן, לא משנה מה קורה. המשימות האלה צריכות להיות הגיוניות, ולאו דווקא הכוונה היא להשלים משימות שיש לי לאורך הספרינט (שיכולות לקחת יום שלם) אלא אפילו משימות קטנות - לשלוח מייל חשוב שמתעכב, למלא דוח שעות שבועי.

Zero inbox

פה מדובר בשינוי חשיבה קליל, שאחרי שתיישמו אותו, אתם פשוט תגידו “איך לא עשיתי את זה קודם”.
מכירים את זה שכל פעם שאתם פותחים את תיבת המייל, אתם מאבדים קצת פוקוס בין כל המיילים, שכחתם למה נכנסתם מלכתחילה, או שפתאום מייל אחר פתאום נראה יותר חשוב, או שנכנס מייל חדש, ובכלל איבדנו את זה.
מה אם - נתייחס לכל מייל כזה, כאל משימה לכל דבר? עכשיו לדבר הכי קשה ליישום - כל משימה שסיימנו איתה, פשוט מעבירים אותה לארכיון! המיילים שלי בעבודה וגם הפרטי נראים כך -

Zero inboxZero inbox

אם זה לא מסתדר לכם, אני אשאל שאלה - למה אתם צריכים את הרעש הזה מול העיניים? המייל שהרגע נכנס, אין לו action item עבורכם, אין שום סיבה שהוא יוכל להישאר בתיבת דואר נכנס. זה שהוא נמצא בארכיון, עדין ניתן למצוא אותו דרך החיפוש והוא תמיד איתנו. אתם באמת צריכים להשאיר באינבוקס שלכם את המייל ממשאבי אנוש, שמבקשת לפנות את הקופסאות אוכל מהמטבח?

“Deep work” sessions

אין לזה תרגום כל-כך מרשים בעברית, אבל את המושג Deep-work עבודה עמוקה בתרגום חופשי לעברית, גם נכתב על זה ספר, מתאר מצב שבו אנו שרויים במצב ללא היסחי דעת מיותרים, ומתייחס גם להשאיר טלפונים בחוץ וכו’. המטרה בעבודה עמוקה, היא להיות במצב סופר פרודקטיבי, שכל היסח דעת מיותר, לא אמור להיות אתכם באותו הרגע. כמובן שאי אפשר להיות במצב זה לתקופה ארוכה, אלא למופעים קצרים

אני מיישם את העבודה העמוקה באינטרפטציה אישית, אמנם אני לא משאיר את הטלפון בבית, אבל בזמן עבודה אני הופך את הטלפון, לרוב גם על שקט, שם מוזיקה ללא מילים (יש פלייליסטים כאלה בכל מקום) עם אוזניות חוסמות רעשים, והכי חשוב זה לדעת בדיוק מה אני הולך לעשות בסשן הזה.

הלו”ז שלכם גם רלוונטי

כמעט בכל ארגון וחברות סטרטאפ, יש לוחות שנה וקובעים פגישות על ימין ועל שמאל, וזה מוקש גדול עבור הפרודקטיביות שלנו, וצריך לדעת להיזהר מזה, או לפחות לדעת לנהל את זה נכון

לקבוע ארועי פוקוס

תתכננו את כמות השעות שאתם צריכים עבור המשימות החשובות שלכם, לצורך העניין 10 שעות. עכשיו את המספר הזה תפצלו לארועים ביומן שלכם של “פוקוס”, זה מתקשר לdeep-work וכדאי מאוד להתייחס לארועים אלה במלוא תשומת הלב. ברגע שזה נמצא בלוז, זה מחייב אתכם, וגם אמור למנוע מהפרעות כאלה ואחרות מקולגות שיודעים שיש לכם פגישה באותו הזמן.

לדעת להגיד לא

לא כל פגישה היא חובה או הכרחית. יש דברים שאפשר לפתור בשיחת סלאק (תוכנת צ’אט לארגונים), או אפילו במייל. או שבכלל זה לא קשור אליכם? תהיו פרואקטיבים, לא לחכות לרגע שהפגישה מתחילה כדי להבין את זה

תלמדו להיות משפך

בעבודה השוטפת, בין אם אתם עובדים, ראשי צוותים, וכו’, יש תמיד את האתר החשוב שהוא לדעת מתי משימה או בקשה שהגיעה אליכם, לא קשורה אליכם. אפילו אם אתם ספצים באותו נושא ויכולים תוך שניה לפתור את העניין הזה, אתם חייבים להיות חדים ועוד מלכתחילה לנווט את המשימות האלה לצוות או לאיש הרלוונטי.

במידה ואתם יס-מנים ומחוסר נעימות לוקחים על עצמכם טונות של אחריות, כי אתם חושבים שיראו אתכם בעין יפה, אתם בעצם מאפשרים לאנשים לשים לכם “רגל בדלת”, מי שמבקש פעם אחת ונענה לכך בחיוב, בפעם הבאה שהוא יבוא, פשוט יהיה לו יותר קל לבקש, ולכם יהיה יותר קשה לסרב, כי כבר היה תקדים לסיטואציה הזו. לכן מאוד מומלץ לדעת לעשות את ההפרדה מה קשור אליכם ומה לא. אתם לא רוצים בסופו של דבר להיות שרגא

רק משימה אחת בזמן נתון

הדבר הכי בנאלי אך שאנו נוטים להחטיא לרוב, הוא ביצוע של משימה אחת בזמן נתון בלבד. לרוב אנשים נוטים להתחיל משימה, וברגע שקצת נתקעים אז עוברים למשימה אחרת, וזה יותר מצב של מולטי-טאסקינג שאנחנו לא בהכרח יודעים לעשות בצורה מיטבית. עדיף תמיד להתמקד במשימה אחת, לתת לה את מלוא הקשב, וזה ימנע מצב של “תפסת מרובה, לא תפסת”. הכללים הפשוטים בסופו של דבר הם המפתח העיקרי להצלחה.

סדר ונקיון

עוד לפני שאני בכלל ניגש לעבודה, מאוד חשוב לי שיהיה סדר ונקיון, החל מהסביבה עצמה. תמיד שאני פותח את הטלפטופ במקום מבולגן, זה ישר משליך על שאר היום ודברים לא בדיוק מסתדרים, לכן אני דואג לסדר את כל הדברים שלא קשורים בשולחן, לנקות אותו, תתפלאו איזה טוב זה עושה על הלב.

סדר ונקיון גם במחשב - אפשר פיזית להעביר מטלית, רק אם אתם יודעים איך לעשות את זה בזהירות בלי להרוס כלום, אבל באמת עכשיו, אני מתכוון החל מהדפדפן, לפני כל משימה, אין סיבה להתחיל אותה כשיש 45 טאבים פתוחים בדפדפן כשאתם צריכים רק אחד או במקרה הטוב שניים. וואו כמה שזה עושה סדר. למפתחים שבנינו - התחלתם משימה חדשה, או חזרתם אחרי לילה שלא בדיוק אתם זוכרים איפה אתם נמצאים, מעולה, קודם כל לסגור את כל הטאבים הפתוחים בIDE, ולהתחיל שוב. כשיש רעש של מידע, למרות שזה רק ויזואלי, זה מאוד משפיע בלי שאתם שמים לב בכלל על הפוקוס שלנו.

ניסיתי בעבר לממש את הנקיון של ההודעות בווטסאפ, שם לצורך העניין, הבנתי שזה לא רלוונטי, וחזרתי להיות בן אדם נורמלי בסופו של דבר

תנו למערכות לנהל לכם את הזמן

יש לא מעט, אפילו יותר מדי, מערכות וסטרטאפים שמתיימרים לפתור את הבעיות של ניהול הזמן. אני אישית בחנתי לאחרונה את Clockwise. אני חייב לציין שבהתחלה הייתי מאוד סקפטי, אבל אחרי חודש של שימוש כבר הבנתי שאני הולך להמשיך עם זה הלאה.
מה שקלוק וויז יודעת לעשות לצורך העניין, זה לנהל לי את הלוח שנה (בצורה מבוקרת כמובן), אני מגדיר לדוגמה ארועים שיכולים להיות במצב “טייס אוטומטי”, לצורך העניין, שיחות אישיות עם חברי הצוות, ואת הפגישות האלו היא יודעת להזיז באופן אוטומטי במידה ויש התנגשות עם דברים אחרים בלוז. עוד מסט הכלים המרשים שלה, היא מבקשת שתגדירו את השעות עבודה שלכם, מתי אתם אוכלים צהריים וכמה שעות של פוקוס אתם מצפים שיהיו לכם השבוע (נשמע מוכר? 😊) והיא כבר תדע להזין הכל בלוח שנה שלכם.

עוד דבר קטן אך משמעותי, זה שהיא יודעת לשנות לכם את הסטטוס בצורה אוטומטית בסלאק מתי שאתם בפגישה, אוכלים, או מחוץ לשעות העבודה. זה חוסך הצקות מיותרות, האמינו לי.


מכאן, נשאר רק לקוות שנולדו גורואים של פרודקטיביות, ניהול זמן ואחריות אישית. הכלים הפשוטים שציינתי בפוסט זה, באמת שיכולים לחולל שינוי שיהיה לא פחות ממטאורי. חשוב להדגיש שהשינוי לא קורה ביום, ולא בשעה, אבל כן תתנו לו צ’אנס, כי זה נטו לטובתכם. ניתן תמיד למדוד את זה ולהציב מטרות שיעזרו למדוד את ההצלחה בתהליך, תנסו להגיע ליעדים שניתן ליישם אותם, ותעשו את זה בהדרגה. לדוגמה, בהתחלה, מי מכם שיוצאים עם מחשב הביתה כדי להספיק להשלים עבודה מהבית, אז זו תהיה המטרה הראשונה שלי, להגיע למצב שאני משאיר אותו בעבודה. המטרה הבאה תהיה, לעגן שעה קבועה, שבה אני מסיים לעבוד, וכמובן לעמוד בה (במידה וסיימתם את העבודה כן? לא לעזוב באמצע).


פרודקטיביות, productivity, התייעלות